Étude de cas – ARIHQ & Groupe Vendere: Modernisation réussie avec un logiciel de gestion des membres

Contexte

L’Association des ressources intermédiaires d’hébergement du Québec (ARIHQ) a entrepris un projet ambitieux de changement de sa base de données et de son outil de gestion des membres. Ce projet impliquait une infrastructure complexe et représentait un défi majeur. Grâce à l’implantation d’un logiciel de gestion des membres moderne, l’ARIHQ a pu surmonter ces défis.

Problématique

Comment assurer une transition vers une solution moderne sans perturber les activités de l’association, tout en respectant les contraintes de temps, de budget et de ressources internes limitées ?

Objectif

Moderniser et remplacer la base de données existante, par le CRM pour association Membri 365, tout en assurant une transition fluide, sans interruption des opérations, dans le respect des délais et du budget.

Partenaire technologique

La firme Groupe Vendere, dirigée par Mathieu Gentilcore, a été mandatée pour piloter ce projet. L’implantation technique a été confiée à Guillaume Taillefer, reconnu pour son expertise et son approche collaborative.

Déroulement du projet: Implantation du nouveau logiciel de gestion des membres

• Approche méthodique : Le projet a été mené « dans les règles de l’art », avec une rigueur exemplaire.

• Respect des engagements : Aucun dépassement budgétaire, et les délais ont été scrupuleusement respectés.

• Expertise technique : Guillaume Taillefer s’est distingué par sa maîtrise technique, sa disponibilité, sa flexibilité et son professionnalisme.

• Gestion de la complexité : Malgré les défis liés à l’infrastructure, l’équipe de Vendere a su livrer un produit de qualité supérieure, fiable et performant.

Gestion de la complexité – cas particulier de l’ARIHQ

Ce projet s’est distingué par sa complexité unique, notamment en raison de la nature particulière du membrariat de l’ARIHQ, qui s’éloigne de l’utilisation standard de Membri 365. Contrairement à la majorité des associations, ce n’est pas l’ARIHQ qui perçoit directement les cotisations de ses membres. Ce rôle est assumé par des établissements partenaires qui prélèvent les cotisations à la source et effectuent des transferts mensuels à l’ARIHQ.

Le suivi de ces transferts était historiquement possible uniquement par l’analyse manuelle de fichiers Excel produits par chaque établissement à chaque paiement. Ces fichiers contiennent des informations critiques telles que les ouvertures, les fermetures et les montants versés.

Pour répondre à ce besoin, l’équipe de Vendere a développé un module sur mesure capable de traiter automatiquement ces fichiers et de générer des suivis lorsque nécessaire. Ce développement a permis à l’ARIHQ de gagner en efficacité et en fiabilité dans le suivi de ses revenus.

De plus, nous avons poussé l’intégration plus loin que d’habitude en développant des outils spécifiques pour le département des services aux membres de l’ARIHQ, renforçant ainsi leur capacité à offrir un soutien personnalisé et structuré.

Enfin, la migration vers Membri 365 s’est faite à partir d’un système que nous n’avions jamais rencontré auparavant, ce qui a exigé une grande capacité d’adaptation technique et une collaboration étroite avec les équipes de l’ARIHQ.

Résultats et bénéfices concrets

• Satisfaction totale : L’ARIHQ se dit « entièrement satisfaite » du résultat final.

• Qualité livrée : Le produit Membri 365 dépasse les attentes et répond parfaitement aux besoins opérationnels.

• Relation de confiance : Cette réussite renforce le partenariat entre l’ARIHQ et Vendere, qui envisage de collaborer à nouveau pour de futurs projets technologiques. L’utilisation du logiciel de gestion des membres a transformé la gestion quotidienne de l’association.

• Gain d’efficacité : Membri 365 a permis d’automatiser plusieurs processus, réduisant les tâches manuelles et les risques d’erreurs.

• Meilleure visibilité : L’ARIHQ dispose désormais d’une vue d’ensemble claire sur ses membres et ses opérations.

• Soutien accru : L’équipe de Vendere offre un accompagnement proactif, renforçant la confiance et la collaboration.

• Préparation à l’avenir : La nouvelle solution ouvre la voie à des projets numériques plus ambitieux.

Témoignage

Dans une lettre datée du 4 juin 2025, Manon Charpentier, directrice générale de l’ARIHQ, exprime sa reconnaissance envers Vendere et souligne l’excellence du travail accompli par Guillaume Taillefer.

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