La formation lors de l’implantation d’un logiciel
- Groupe Vendere
- 4 sept.
- 6 min de lecture
Voyez pourquoi la formation lors de l’implantation d’un logiciel de gestion des membres comme Membri 365 est essentielle
L’implantation d’un nouveau logiciel de gestion des membres est une étape stratégique pour toute organisation. Que vous soyez une association professionnelle, une chambre de commerce ou un regroupement sectoriel, le choix d’un outil de gestion des membres représente un investissement important. Mais pour que cet investissement porte ses fruits, la formation des utilisateurs est un facteur clé souvent sous-estimé.
Un logiciel, aussi performant soit-il, ne peut livrer tout son potentiel sans une adoption complète par les équipes. Et cette adoption repose sur une compréhension claire des fonctionnalités, des processus et des bonnes pratiques. C’est là que la formation entre en jeu.
Voici les thèmes qui seront abordés dans cet article:
⚠️Les risques d’une implantation sans formation
Même le logiciel le plus intuitif ne peut garantir une adoption réussie sans un accompagnement adéquat auprès des utilisateurs. Voici une liste des risques couramment observés lors de l’implantation d’un logiciel de gestion, dans un contexte où la formation a été négligée :
Résistance au changement : L’introduction d’un nouveau système peut susciter des inquiétudes ou des réticences. Les employés habitués à leurs anciennes méthodes peuvent se sentir dépassés ou craindre de perdre en efficacité. Sans formation, cette résistance peut ralentir considérablement le processus d’implantation.
Sous-utilisation des fonctionnalités : Les solutions modernes offrent une panoplie de fonctionnalités avancées pour la gestion des membres, les communications, les événements, les paiements et beaucoup plus encore. Sans formation, plusieurs de ces outils restent inutilisés, ce qui limite le retour sur investissement et empêche l’organisation de tirer pleinement parti du logiciel implanté.
Erreurs dans la gestion des membres : Une mauvaise compréhension du système peut entraîner des erreurs dans les données des membres, les renouvellements d’adhésion, les communications automatisées ou les rapports. Ces erreurs peuvent nuire à la crédibilité de l’organisation et engendrer des pertes financières. Ce risque devrait être considéré très sérieusement!
Perte de temps et d’efficacité : Les utilisateurs non formés passent plus de temps à chercher comment accomplir leurs tâches, à consulter leurs collègues ou à contacter le support technique. Cela ralentit les opérations et crée de la frustration au sein des équipes, cela étant contradictoire avec l’une des raisons pour lesquelles l’association a pris la décision de ce changement technologique, soit l’économie de temps.
Plusieurs études démontrent que le manque de formation constitue l’un des facteurs les plus critiques dans l’échec des projets d’implantation de logiciels de gestion. Selon Gartner, plus de 70 % des projets ERP échouent à atteindre leurs objectifs d’affaires, souvent en raison d’une planification inadéquate de la formation et d’un faible engagement des utilisateurs(1). McKinsey renforce ce constat en estimant que 70 % des transformations numériques échouent, principalement parce que les employés ne sont pas suffisamment préparés à adopter les nouveaux outils(2). Une formation bien structurée ne se limite pas à l’apprentissage technique : elle favorise l’adhésion, réduit la résistance au changement et maximise l’utilisation des fonctionnalités du logiciel. Négliger cette étape revient à compromettre l’investissement technologique et à exposer l’organisation à des pertes de temps, d’efficacité et de crédibilité.
✅Les bénéfices d’une formation bien planifiée
À l’inverse, une formation structurée et adaptée aux besoins de l’organisation permet de transformer l’implantation du logiciel en une réussite durable et heureuse.
Adoption rapide et fluide : Une formation bien conçue permet aux utilisateurs de se familiariser rapidement avec l’interface, les fonctionnalités et les processus. Cela réduit le temps d’adaptation et accélère la mise en œuvre du logiciel.
Meilleure autonomie des équipes : Les employés formés deviennent plus autonomes dans l’utilisation du logiciel. Ils peuvent gérer les membres, organiser des événements, envoyer des communications et générer des rapports sans dépendre constamment du support technique.
Optimisation des processus internes : En comprenant comment utiliser efficacement les outils proposés, les équipes peuvent automatiser certaines tâches, centraliser l’information et améliorer la collaboration. Cela se traduit par une gestion des membres plus fluide et plus stratégique. L’association pourra ainsi plus rapidement mettre ses énergies sur sa mission première.
Valorisation de l’investissement technologique : La formation maximise le retour sur investissement en assurant une utilisation complète du logiciel. Elle permet également de réduire les coûts liés aux erreurs, aux retards et au support technique. Il s’en suit donc une optimisation des processus d’affaires de l’association, tel qu’espéré en implantant une solution de gestion des membres.
📚Les types de formation offerts avec Membri 365
Chez Membri 365, nous croyons que chaque organisation est unique. C’est pourquoi nous proposons une gamme complète de formats de formation et de ressources adaptés à tous les profils et à toutes les étapes du projet.
🆓 Plan de formation gratuit lors de l’implantation : Dès le début du projet, nous offrons un plan de formation structuré pour assurer une prise en main efficace du logiciel. Ce plan couvre les bases essentielles pour démarrer en toute confiance.
🎥 Capsules vidéo : Nos vidéos courtes et ciblées permettent de découvrir les fonctionnalités clés du logiciel à votre rythme. Elles sont idéales pour les nouveaux employés ou pour revoir certaines notions.
📘 Guides pratiques et documentation : Notre documentation est disponible en ligne et accessibles en tout temps et régulièrement mises à jour pour accompagner les utilisateurs dans leur quotidien.
💬 Communauté Facebook dédiée : Rejoignez notre communauté d’utilisateurs pour échanger des trucs et astuces, poser des questions et partager vos réussites. C’est un espace collaboratif où l’entraide est au cœur de l’expérience.
📰 Journal mensuel : Chaque mois, nous publions un journal numérique présentant les nouveautés du logiciel, des conseils d’utilisation et des témoignages inspirants. C’est un excellent moyen de rester informé et de découvrir de nouvelles fonctionnalités.
🤝 Accompagnement personnalisé : Nous offrons un accompagnement sur mesure selon les rôles (administrateurs, responsables des communications, gestionnaires d’événements, etc.) et les besoins spécifiques de votre organisation.
🧑🏫 Ateliers en présentiel ou virtuels : Pour les équipes qui préfèrent un apprentissage collaboratif, nous organisons des ateliers interactifs animés par nos experts. Ces sessions permettent de poser des questions en direct et de pratiquer en groupe.
🧩 Blocs de formation sur mesure: Vous souhaitez approfondir certains modules comme la gestion des paiements, les rapports ou les automatisations ? Nos blocs de formation personnalisés vous permettent de cibler vos priorités et d’aller plus loin.
💡Nos conseils pour une formation réussie
Voici nos conseils et bonnes pratiques pour maximiser l’impact de la formation lors de l’implantation de Membri 365 :
Impliquer les utilisateurs dès le début : Associer les futurs utilisateurs au projet dès les premières étapes favorise leur engagement et leur appropriation du logiciel.
Adapter la formation aux rôles et aux niveaux de compétence : Un administrateur n’a pas les mêmes besoins qu’un bénévole ou qu’un responsable des communications. Il est essentiel de personnaliser les contenus pour chaque profil.
Prévoir des suivis réguliers : La formation ne s’arrête pas après l’implantation. Des suivis permettent de répondre aux questions, d’ajuster les pratiques et d’intégrer les nouveautés du logiciel.
Encourager le partage des connaissances : Créer une culture d’apprentissage au sein de l’association permet aux employés de s’entraider, de documenter leurs découvertes et de renforcer leur expertise collective.
🚀L ’importance de la FORMATION: un levier de croissance
La formation n’est pas une étape secondaire. Elle est au cœur du succès de votre transition vers un logiciel de gestion des membres comme Membri 365. Elle transforme un outil technologique en un véritable levier de croissance, d’efficacité et de professionnalisation.
En investissant dans l’accompagnement de vos équipes, vous favorisez l’adoption du logiciel, réduisez les risques d’erreurs et améliorez la qualité de vos services aux membres. Vous créez aussi un environnement de travail plus serein, où chacun se sent compétent et valorisé. Cette étape ne doit pas être banalisée et doit être prise au sérieux. C’est ainsi que vous réaliserez vos objectifs et mettrez tout en place pour réaliser votre mission et vous concentrer sur ce qui vous fera prospérer.
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Contactez notre équipe pour planifier votre formation ou découvrir nos ressources d’apprentissage. Ensemble, faisons de votre implantation une réussite durable.
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