Guide complet sur l’automatisation des tâches administratives pour les associations
- Groupe Vendere
- 14 juil.
- 7 min de lecture
Pourquoi automatiser?
Dans un contexte où les ressources sont limitées et les attentes des membres toujours plus élevées, l’automatisation des tâches administratives n’est plus un luxe, mais une nécessité pour les associations. De plus, dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, un CRM bien intégré peut remplacer plusieurs heures de travail administratif par semaine, permettant à l’équipe de se recentrer sur sa mission première : servir ses membres. Ce guide vous aidera à comprendre pourquoi et comment automatiser vos processus, tout en découvrant de quelle façon Membri 365 peut vous accompagner dans cette transformation.
Sommaires des points abordés dans cet article :
4 avantages concrets de l’automatisation des tâches administratives pour les associations
Comment implanter une solution automatisée de gestion des membres?
L’automatisation n’est pas seulement une tendance technologique
Vous croyez que l’investissement dans une solution comme Membri 365 n’est pas à votre portée?
Voici quelques pistes de solutions pour le financement d’une solution
L’équipe de Membri 365 est là pour vous accompagner à chaque étape
4 avantages concrets de l’automatisation des tâches administratives pour les associations
Gagner du temps
Fini les tâches répétitives comme l’envoi de rappels ou la saisie manuelle de données. Membri 365 automatise l’inscription des membres, la gestion des cotisations, l’envoi de factures, les notifications et bien plus.
Réduire les erreurs
Moins de manipulations manuelles signifie moins de risques d’erreurs, notamment dans les bases de données ou les suivis de paiements.
Améliorer l’expérience membre
Grâce à des processus fluides et personnalisés, vos membres bénéficient d’un service plus rapide et plus professionnel toujours à jour.
Prendre de meilleures décisions
Les tableaux de bord de Membri 365 offrent une vue d’ensemble en temps réel sur l’engagement, les renouvellements, les inscriptions aux événements, etc.
Comment implanter une solution automatisée?
Évaluer vos besoins
Identifiez les tâches les plus chronophages ou sujettes à erreurs.
Choisir les bons outils
Optez pour une solution comme Membri 365, conçue spécifiquement pour les associations et intégrée à l’écosystème Microsoft 365.
Planifier l’implantation
Priorisez les processus à automatiser en premier (ex. : adhésions, communications, événements).
Former votre équipe
Assurez-vous que tous les utilisateurs comprennent les nouveaux outils et processus.
Mesurer les résultats
Utilisez les rapports intégrés pour suivre les gains de temps, l’engagement et la satisfaction des membres.
Exemples concrets d’automatisation des tâches administratives avec Membri 365
Le cas de la Chambre de commerce et d’industrie Saguenay–Le Fjord
Gestion des membres et des renouvellements
La plateforme permet une gestion centralisée des 1 050 membres actifs de la Chambre. Les renouvellements sont automatisés, avec envoi d’avis par courriel, génération de factures et mise à jour des statuts dans le CRM. Cela a permis de réduire considérablement les suivis manuels et les oublis.
Facturation et paiements
Les inscriptions aux événements, les adhésions et les renouvellements déclenchent automatiquement la création de factures. Les paiements en ligne sont intégrés, et les soldes sont mis à jour en temps réel. Une interface avec MailChimp permet aussi de synchroniser les communications.
Billetterie en ligne
Un système de billetterie a été mis en place pour les événements payants, avec des frais automatisés par transaction. Cela a simplifié l’inscription et le paiement pour les membres, tout en réduisant la charge administrative.
Support technique et évolutivité
Selon Marlène Gaudreault, directrice des opérations, le soutien technique est rapide et l’équipe de développement est ouverte à l’ajout de nouvelles fonctionnalités. Une section FAQ intégrée dans le logiciel permet aussi de résoudre rapidement les problèmes courants.
Cette association utilise Membri 365 pour automatiser les inscriptions aux événements, la facturation, et la synchronisation avec MailChimp. Résultat : une réduction significative du temps de gestion et une meilleure segmentation des communications.
Pour lire l’étude de cas sur cette Chambre qui utilise Membri 365, poursuivez ici!
Voyez tout ce que Membri 365 a à offrir aux associations qui désirent optimiser leurs processus :
Gestion des renouvellements
Des rappels automatisés sont envoyés aux membres avant l’échéance de leur adhésion. Ils peuvent renouveler en ligne en quelques clics, sans intervention manuelle.
Génération automatique de notes de crédit
Lorsqu’un événement est annulé ou une facture est modifiée, Membri 365 génère automatiquement une note de crédit, ce qui accélère le traitement et évite les erreurs.
Intégration WordPress
Un plugiciel permet d’intégrer le répertoire des membres, les événements et les formulaires d’adhésion directement sur un site WordPress, sans programmation. Cela réduit les coûts d’intégration et améliore l’expérience utilisateur.
Portail membre en libre-service
Les membres peuvent consulter et modifier leur profil, accéder à leurs factures, s’inscrire à des événements et suivre leur historique, le tout via un portail sécurisé.
Gestion des demandes
Un module permet de catégoriser les demandes des membres (ex. : soutien juridique, demandes d’information) et de les assigner automatiquement aux bonnes personnes selon des règles définies.
Connecteurs d’envoi de masse
Les données sont synchronisées automatiquement avec MailChimp ou CyberImpact, permettant des campagnes ciblées sans effort manuel.
Automatisation des suivis de projets
Certaines associations utilisent Membri 365 pour gérer des projets ou appels de projets, en automatisant les suivis, les notifications et les étapes de validation.
L’automatisation n’est pas seulement une tendance technologique
L’automatisation des tâches administratives n’est pas seulement une tendance technologique : c’est une véritable opportunité pour les associations de se recentrer sur leur mission, d’optimiser leurs ressources et d’offrir une expérience plus fluide à leurs membres. Grâce à une solution comme Membri 365, conçue spécifiquement pour les besoins des associations, il est possible de transformer des tâches fastidieuses en processus simples, efficaces et mesurables.
Que ce soit pour la gestion des adhésions, des événements, des communications ou de la comptabilité, chaque automatisation implantée est un pas de plus vers une organisation plus agile, plus stratégique et plus humaine.
Vous croyez que l’investissement dans une solution comme Membri 365 n’est pas à votre portée?
💸 L’implantation d’un CRM : un investissement stratégique, pas une dépense
Beaucoup d’associations hésitent à franchir le pas de l’automatisation, croyant à tort que les coûts d’un CRM comme Membri 365 sont hors de portée. Pourtant, plusieurs leviers financiers et retours sur investissement concrets rendent cette solution non seulement abordable, mais aussi rentable à court terme.
💰 Des économies dès les premières semaines
L’automatisation des renouvellements, des adhésions et de la facturation permet de réduire drastiquement le temps consacré aux tâches administratives. Par exemple, Membri 365 peut éliminer la double saisie grâce à sa synchronisation avec des logiciels comptables comme Acomba, Sage ou QuickBooks. Cela se traduit par des économies de temps et une réduction des erreurs, donc moins de corrections coûteuses.
📈 Un retour sur investissement mesurable
Chaque heure économisée sur la gestion manuelle est une heure réinvestie dans la mission de l’organisation. Certaines associations ont constaté une baisse de 30 à 50 % du temps consacré à la gestion des membres après l’implantation de Membri 365. De plus, les rappels automatisés de renouvellement augmentent le taux de rétention, ce qui stabilise les revenus.
🧾 Des coûts modulables et des options de financement
Les offres de services de Membri 365 sont conçues pour s’adapter à la réalité des associations. Il est possible de choisir des options en fonction du budget et d’en ajouter au fil du temps lorsque les revenus auront augmenté et les besoins seront grandissants.
Voici quelques pistes de solutions pour le financement de l’implantation d’un CRM comme Membri 365 :
💰 1. Subventions pour la transformation numérique
Le gouvernement du Québec offre plusieurs programmes pour soutenir la numérisation des organisations, y compris les OBNL et associations. Ces subventions peuvent couvrir :
Les coûts de logiciels de gestion (comme Membri 365)
La formation du personnel
L’intégration technologique
👉 Consultez la liste des subventions pour PME et OBNL au Québec en 2025 sur Membri 365
🧾 2. Annuaire des subventions au Québec
Cet annuaire regroupe plus de 2 600 programmes de soutien financier, incluant ceux destinés aux associations. Vous pouvez y effectuer une recherche ciblée selon votre secteur, votre région et vos besoins.
👉 Accédez à l’Annuaire des subventions au Québec [1].
🏛️ 3. Programmes municipaux ou régionaux
Certaines MRC ou municipalités offrent des aides spécifiques aux OBNL pour des projets de modernisation ou de gestion. Il vaut la peine de contacter :
Votre CLD (Centre local de développement)
Votre MRC
Le Service de développement économique de votre municipalité
🧑🤝🧑 4. Partenariats et commandites
Vous pouvez aussi envisager :
Des commandites d’entreprises locales (en échange de visibilité)
Des partenariats avec des fondations ou des institutions qui soutiennent la transformation numérique des OBNL
📢 5. Campagnes de financement participatif
Des plateformes de financement participatif comme La Ruche au Québec ou GoFundMe peuvent être utilisées pour mobiliser votre communauté autour d’un projet de modernisation.
Enfin, il ne faut pas sous-estimer l’effet de levier d’un bon CRM sur la rétention des membres. En automatisant les suivis, les renouvellements et les communications, une association peut renforcer le sentiment d’appartenance et maximiser la valeur de chaque interaction.
Un CRM, c’est un investissement stratégique : rapidement rentabilisé, il vous libère du temps pour faire grandir votre association.
L’équipe de Membri 365 est là pour vous accompagner à chaque étape
Grâce à son service à la clientèle exceptionnel, Membri 365 du Groupe Vendere se distingue comme un véritable partenaire des associations. L’équipe de soutien ne se contente pas de répondre aux questions : elle accompagne chaque client avec bienveillance, rapidité et expertise, en s’assurant que chaque fonctionnalité de la plateforme est exploitée au maximum de son potentiel. Que ce soit pour résoudre un problème technique, optimiser un processus ou simplement offrir des conseils personnalisés, Membri 365 incarne une approche humaine et proactive de l’automatisation. C’est cette qualité de service qui transforme une solution logicielle en véritable levier de croissance pour les organisations. Pour découvrir ce que les utilisateurs en pensent, consultez les Avis Google ici!
Envie d’en parler avec un membre de notre équipe ? Contactez-nous dès aujourd’hui — on a hâte de vous rencontrer et de découvrir ce qui rend votre association unique !
Pour voir une démo de Membri 365 ou discuter de notre offre, c'est par ici!
Références
Commentaires