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Optimiser la gestion comptable des associations

Dernière mise à jour : 15 janv.

La gestion comptable des associations présente souvent des défis uniques, notamment en ce qui concerne la reconnaissance des revenus des frais d’adhésion.


En adoptant des pratiques comptables rigoureuses et en utilisant des outils adaptés, les associations peuvent ainsi optimiser leur gestion financière et renforcer la confiance de leurs membres et administrateurs.



C’est ce que nous explorerons dans l’article suivant. Bonne lecture!


La reconnaissance des revenus des frais d’adhésion

Un des problèmes courants que nous observons fréquemment dans la gestion comptable des associations est la difficulté de préparer des états financiers mensuels qui sont à l’abri des fluctuations dues aux périodes de renouvellement des adhésions. Par exemple, si un grand pourcentage des membres renouvelle en septembre et octobre, les revenus dans les états financiers pour ces deux mois seront biaisés vers le haut, tandis que pour les dix autres mois, les revenus seront biaisés vers le bas.


Pour niveler les revenus sur l’ensemble des mois, il est nécessaire de mettre en place un processus de reconnaissance des revenus. Cela implique que les revenus des adhésions et de leurs renouvellements soient appliqués contre un compte intitulé "Revenus perçus d’avance". Chaque mois, un douzième de ce montant est transféré en revenus.


Exemple concret de gestion comptable des associations

Prenons l'exemple de l'Association des Amis de la Nature, une organisation à but non lucratif qui propose des adhésions annuelles à ses membres. L'association a décidé de mettre en place un processus de reconnaissance des revenus pour mieux gérer ses finances et éviter les fluctuations dues aux périodes de renouvellement des adhésions.


En janvier, l'association reçoit une adhésion annuelle de 600$ hors taxes de la part d'un nouveau membre. Au moment de l'adhésion, l'écriture comptable suivante est effectuée :

  • Débit : Encaisse - 600$

  • Crédit : Revenus perçus d’avance - 600$


Chaque mois, un douzième de ce montant est transféré en revenus pour lisser les revenus sur l'année. Les écritures mensuelles sont donc les suivantes :

  • Débit : Revenus perçus d’avance - 50$

  • Crédit : Revenus d’adhésion - 50$


Grâce à ce processus, l'Association des Amis de la Nature peut présenter des états financiers mensuels plus réalistes et éviter les pics de revenus en septembre et octobre, lorsque la majorité des membres renouvelle leur adhésion.


De cette façon, les revenus sont équitablement répartis sur les douze mois de l’année. L’état des résultats mensuel que vous présentez aux administrateurs est donc plus réaliste. De plus, le bilan, par le solde du poste "Revenus perçus d’avance", vous indique les revenus d’adhésion à venir et déjà encaissés.


En adoptant cette méthode, l'association a également pu mieux planifier ses activités et ses dépenses, en ayant une vision claire des revenus futurs déjà encaissés. Le solde du poste "Revenus perçus d’avance" dans le bilan indique les revenus d’adhésion à venir, ce qui permet aux administrateurs de prendre des décisions financières plus éclairées.


De plus, l'association a décidé d'utiliser le logiciel Membri 365 pour automatiser ce processus. Chaque mois, le logiciel inscrit automatiquement les transactions dans les livres comptables et applique les règles d'affaires nécessaires. Cela a permis de gagner du temps et d'augmenter la satisfaction des administrateurs en leur fournissant des états financiers plus précis et fiables.


gestion comptable des associations

Monde imparfait : règles d’affaires à respecter

Bien entendu, le monde est imparfait et il y a plusieurs situations ou règles d’affaires que nous devons prendre en compte dans la gestion comptable des associations. En voici quelques-unes :


Durée d’adhésion autre que 12 mois

Dans certaines associations, la durée de l’adhésion n’est pas nécessairement annuelle. Elle peut être de six mois, deux ans ou autre. Dans ce cas, il ne faut pas simplement prendre un douzième de la cotisation chaque mois, mais plutôt prendre un pourcentage basé sur la durée en mois. Il est donc important de calculer le bon pourcentage afin d’avoir une reconnaissance des revenus exacte.


Paiement en avance

Si un membre renouvelle son adhésion annuelle pour la période de janvier à décembre mais fait son paiement d’avance, soit en novembre ou décembre, il est important de ne pas comptabiliser de revenus pour cette adhésion avant le mois de janvier. Toute somme reçue ira contre le compte "Revenus perçus d’avance" (voir écriture #1 ci-dessus), mais aucune écriture de revenus ne doit être générée avant le mois de janvier pour cette adhésion.


Paiement en retard

La règle du paiement en retard est un peu plus complexe. Pour une association où l’adhésion est optionnelle, les frais d’adhésion ne devraient pas être comptabilisés en revenus avant la réception du paiement. Mais que se passe-t-il si le membre paie en mars son renouvellement pour une adhésion annuelle allant de janvier à décembre?


Afin de suivre les bonnes pratiques comptables, aucun revenu ne devrait être comptabilisé avant la réception du paiement pour une adhésion. En mars, nous allons donc recevoir son adhésion et faire l’écriture #1 pour inscrire les revenus perçus d’avance (voir écriture #1). Pour l’écriture de reconnaissance de revenus du mois de mars, nous allons inscrire trois douzièmes de ce montant en revenus. Voici les écritures qui doivent être faites :

Écriture #1 au moment de la réception du paiement pour le renouvellement :

  1. Débit : Encaisse - 600$

  2. Crédit : Revenus perçus d’avance - 600$

     

  3. Débit : Revenus perçus d’avance - 150$

  4. Crédit : Revenus d’adhésion - 150$


Les Écritures mensuelles suivantes :

1.    Débit : Revenus perçus d’avance - 50$

2.   Crédit : Revenus d’adhésion - 50$


Frais d’ouverture de dossier

Dans certaines associations, quand un membre s’inscrit pour la première fois, un frais d’ouverture de dossier lui est facturé en plus de son frais d’adhésion annuel. Dans ce cas, le revenu des frais d’ouverture de dossier peut être reconnu dès la réception du paiement. Assumons un frais d’adhésion annuel et un frais d’ouverture de dossier de 75$. La première écriture comptable devrait donc être la suivante :


Écriture #1 au moment de la réception du paiement pour le renouvellement :

1.    Débit : Encaisse - 675$

2.    Crédit : Revenus perçus d’avance - 600$

3.    Crédit : Revenus (frais ouverture de dossiers) – 75$


Q&R sur la gestion des revenus

Chez Vendere, nous recevons souvent des questions sur la gestion des revenus, en particulier concernant la reconnaissance des revenus des frais d'adhésion. Les associations se demandent comment préparer des états financiers mensuels précis malgré les fluctuations dues aux périodes de renouvellement des adhésions.


Mois partiel

Nous recevons plusieurs questions sur la gestion des revenus lors d’une adhésion faite en cours de mois. Par exemple, que devons-nous faire pour un membre qui s’inscrit pour un an le 7 mars ou le 21 mars, et dont la date de renouvellement annuelle sera également le 7 ou le 21 mars ?


Quelques scénarios existent. Mais dans la grande majorité des cas, l’association voudra faire la reconnaissance d’un mois complet en mars si l’adhésion se fait avant la moitié du mois (soit avant le 16 mars), et ne pas faire de reconnaissance de revenus en mars dans le cas contraire.


Afin de rendre ceci encore plus clair, certaines associations vont modifier la date de début et de fin de l’adhésion afin de les faire correspondre aux périodes de reconnaissance de revenus. Donc, dans le cas d’une inscription le 7 mars, la date anniversaire de renouvellement sera le 1er mars de l’année suivante, tandis que pour l’inscription du 21 mars, la date anniversaire de renouvellement sera le 1er avril.


gestion comptable des associations

Faciliter la vie des associations

La gestion comptable des associations peut être complexe et chronophage, surtout lorsqu'il s'agit de la reconnaissance des revenus des frais d'adhésion. Pour simplifier ce processus et améliorer l'efficacité, notre logiciel Membri 365 offre des solutions adaptées aux besoins spécifiques des associations.


Bénéfices observés de l'automatisation avec Membri 365

  1. Gain de temps :

    • Avant l'automatisation : Les administrateurs passaient en moyenne 20 heures par mois à gérer les écritures comptables manuellement.

    • Après l'automatisation : Le temps consacré à ces tâches a été réduit à 5 heures par mois grâce à Membri 365.

    • Bénéfice : Une économie de 15 heures par mois, soit 180 heures par an.

  2. Réduction des erreurs :

    • Avant l'automatisation : Environ 5 % des écritures comptables contenaient des erreurs, nécessitant des corrections ultérieures.

    • Après l'automatisation : Le taux d'erreur a été réduit à 1 % grâce à la précision de Membri 365.

    • Bénéfice : Une réduction de 80 % des erreurs comptables.

  3. Amélioration de la satisfaction des administrateurs :

    • Avant l'automatisation : Les administrateurs étaient souvent frustrés par les erreurs et le temps consacré à la comptabilité.

    • Après l'automatisation : La satisfaction des administrateurs a augmenté grâce à la précision et à l'efficacité de Membri 365.

    • Bénéfice : Une meilleure satisfaction et une réduction du stress lié à la gestion comptable.

  4. Transparence financière :

    • Avant l'automatisation : Les états financiers mensuels étaient souvent biaisés et peu fiables.

    • Après l'automatisation : Les états financiers sont devenus plus précis et fiables, offrant une meilleure transparence financière.

    • Bénéfice : Une amélioration de la transparence financière.

 

Membri 365

Notre solution peut être configuré pour répondre à vos besoins de reconnaissance des revenus. Pour plusieurs systèmes comptables, il peut, chaque mois, inscrire automatiquement la transaction dans vos livres comptables. De plus, il traite automatiquement les règles d’affaires décrites plus haut. Ne trouvez-vous pas que cette fonctionnalité vous ferait gagner du temps tout en augmentant la satisfaction de vos administrateurs en leur fournissant des états financiers plus précis et fiables?


Pour en savoir plus sur la comptabilité et Membri 365 consultez cette capsule vidéo.

Gestion comptable des associations - Synchronisation comptable avec Membri 365

N'attendez plus pour optimiser la gestion comptable de votre association!


Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir comment Membri 365 peut transformer votre organisation.



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